(LV3/UNI/POS/SRV/ITA/001)
Il CILEA mette a disposizione delle università il servizio UNIPOS per l’automazione del processo di verbalizzazione digitale degli esami accademici. L’obiettivo primario del servizio è quello di fornire l’infrastruttura che permetta ai docenti di verbalizzare gli esami in modo semplice e sicuro e di renderli immediatamente disponibili alla segreteria per un rapido inserimento, dopo la loro approvazione, nel piano studi degli studenti. Il servizio comprende l’hosting dei server e dei prodotti, l’eventuale comodato d’uso dei POS (Point Of Sale; che sono, assieme al web, uno dei possibili canali di trasmissione sicura dei verbali), l’inizializzazione distribuzione e gestione delle smart card necessarie all’uso del servizio. Il CILEA inoltre si prende carico di tutte le attività di personalizzazione e integrazione della suite dei prodotti utilizzati dal servizio con il fine di rendere il servizio armonizzato agli applicativi già in uso presso gli atenei. Il servizio infine è completato da una attività di help desk fornita agli utenti del servizio.
Il servizio UniPOS è basato sul prodotto software UniPOS: una suite di moduli applicativi sviluppati dall’Università di Pisa.
Il servizio è rivolto a tutti gli atenei che ancora utilizzano sistemi tradizionali di verbalizzazioni degli esami che si basano su statini cartacei compilati in sede d’esame e consegnati, in un secondo momento, alla segreteria dell’università, che provvede manualmente o attraverso lettori ottici a registrare il risultato dell’esame inserendo i relativi dati all’interno del programma gestionale di ateneo.Il servizio è rivolto a diverse tipologie di utenti:
- ai docenti che hanno l’incarico di verbalizzare digitalmente gli esami e di renderli rapidamente disponibili alle segreterie studenti;
- ai membri delle commissioni di esame che hanno la possibilità di ottenere on-line tutte le informazioni relative alle commissioni alle quali hanno partecipato e agli esami fatti;
- alla segreteria che ha la possibilità di avere un quadro aggiornato praticamente in tempo reale e esaustivo di tutti gli esami fatti dai docenti dell’ateneo;
- agli studenti che hanno la possibilità di conoscere on-line l’esito o l’approvazione degli esami sostenuti da parte della segreteria.
L’attore principale del servizio è il docente presidente della commissione di esame che ha la responsabilità della verbalizzazione degli esami. Egli, nel momento in cui si appresta a verbalizzare un esame, si dovrà autenticare attraverso una smart card con abilitazione alla firma digitale dei documenti e dopo aver identificato lo studente dovrà registrare in sua presenza il verbale con firma digitale e di inviarlo alla segreteria direttamente o in differita nel caso di uso di POS.
La segreteria, dopo aver ricevuto in tempo pressoché reale i verbali degli esami, ha il compito di eseguire una serie di controlli (quali il pagamento delle tasse, la presenza dell’esame nel piano di studi, il superamento di esami propedeutici , ecc…) necessari all’approvazione dell’esame. I documenti digitali approvati verranno depositati in un archivio e resi disponibili su richiesta agli utenti autorizzati.
Gli utenti attraverso il portale del servizio e in dipendenza del proprio profilo hanno la possibilità di controllare lo stato di approvazione dei verbali, di ottenere elenchi dei verbali per data, sessione di esame, dipartimento, facoltà. È prevista inoltre la possibilità di scaricare dati e statistiche esportabili in vari formati.
Il servizio infine dispone di un pannello di controllo, un vero e proprio sistema gestionale, che fornisce una serie di funzionalità e strumenti di supporto e di controllo per l’amministratore del servizio.
La parte applicativa del servizio potrà essere arricchita da attività di tipo organizzativo quali ad esempio la tenuta di corsi di formazione per i futuri utenti del servizio, la messa a disposizione di un servizio di help desk di primo e/o di secondo livello attraverso il telefono o attraverso un sistema di trouble ticketing, l’apertura di un ufficio per il rilascio/revoca e gestione delle smart card.
Si usufruisce del servizio sia attraverso i comuni POS sia attraverso il web. Tutte le università possono richiedere al CILEA l’utilizzo del servizio. Le università interessate concordano con CILEA le modalità di avviamento di integrazione e personalizzazione del servizio tipicamente attraverso un piano pluriennale che permetta un graduale passaggio dalla modalità tradizionale di verbalizzazione alla modalità di verbalizzazione digitale. Il CILEA dopo aver acquisito tutte le specifiche e richieste stipulerà un contratto con l’ateneo interessato.
Per tutte le informazioni relative al servizio, alle condizioni economiche e anche per richiedere un avvio pilota del servizio, contattare il dr. Maurizio Camnasio tel. 02 269951.
